Betriebsprüfung in der Gastronomie

Zu diesem Thema zitieren wir einen leitenden Mitarbeiter der Betriebsprüfung der Bayerischen Finanzverwaltung:

 „Das Gastgewerbe in seinen verschiedenen Formen ist aus Sicht der Finanzverwaltung
ein prüfungswürdiges Gewerbe.“

Wir wollen Sie mit diesem Artikel auf Punkte hinweisen, auf die im Rahmen einer Betriebsprüfung besonderes Augenmerk gelegt wird. Sie sollten daher bereits bei der Erstellung der Buchhaltung und bei Führung des Kassenbuchs auf Folgendes achten:

1. Die „Bibel“ für die Prüfungshandlungen sind die Richtsätze der Finanzverwaltung. Es handelt sich hier um eine Sammlung von Erfahrungswerten aus vielen Unternehmen der Gastronomie. Sofern deutliche Abweichungen von diesen Rahmenwerten vorliegen, wird sicher ein sehr kritisches Auge auf das Unternehmensergebnis und somit auch die Aussagekraft der Buchhaltung geworfen.
2. Für die Gastronomie wird zwischen verschiedenen Sparten unterschieden, z. B. Gast- und Speisewirtschaft, reines Café, Imbissbetrieb, Pizzeria usw. Ergeben sich aus den vorgelegten Jahresabschlüssen Rohaufschläge, die deutlich vom Mittelsatz nach unten abweichen, so wird sich der Betriebsprüfer insbesondere auf die Buchhaltung und auch auf Ihre Unternehmenskalkulation konzentrieren. Dabei spielt auch eine Rolle, ob diese Rohaufschläge in Ihrem Unternehmen kontinuierlich erwirtschaftet werden. Bei großen Abweichungen kann dies auf Unregelmäßigkeiten hindeuten.
3. Eine wichtige Informationsquelle ist für den Betriebsprüfer Ihr Internetauftritt. Hier erhält er zahlreiche Informationen, z. B. über Speise- und Getränkeangebot, Angebote von Nebenzimmern oder Sälen für Vereine, Hochzeiten und Familienfeiern, Biergarten- oder Musikveranstaltungen. Hier wird jeder Betriebsprüfer die Frage stellen, ob entsprechende Einnahmen aus all diesen Angeboten auch vorhanden sind.
4. Bei folgenden Feststellungen ist der Prüfer auf jeden Fall alarmiert:
   
   
• Mängel in der Kassenführung, fehlende oder mangelhafte Tagesendsummen-Bons, Trainingsspeicherprobleme und insbesondere ein Kassenminus. Ein solches Tagesminus ergibt sich, wenn laut Kassenbuch die Ausgaben höher sind als der Anfangsbestand zuzüglich der Einnahmen. Da dies nicht möglich ist, kann der Prüfer davon ausgehen, dass nicht alle Einnahmen erfasst wurden.
• Die Entnahmen aus dem Unternehmen reichen für den Lebensunterhalt nicht aus und es können auch keine anderen Geldquellen dafür nachgewiesen werden.
• In das Unternehmen wurden Geldbeträge eingelegt, deren Herkunft nicht klar ist.
• Abweichungen zu Kontrollmeldungen des Finanzamts über andere Betriebe. In solchen Meldungen sind z.B. Betriebsausgaben anderer Betriebe enthalten, die diese für Rechnungen der jeweiligen Gastronomie bezahlt haben. Sind diese Ausgaben dann bei der Gastronomie nicht korrespondierend als Betriebseinnahme erfasst, kann von einer Steuerhinterziehung ausgegangen werden.
• Wareneinkauf ist nicht erfasst, obwohl z. B. von Großhändlern oder anderen Lieferanten entsprechende Informationen dem Finanzamt vorliegen. Dies spricht für eine unzutreffende Buchhaltung und führt meist zu weiteren Prüfungen.
• Besonderheiten im Rahmen des Chi-Quadrat-Tests. Bei diesem Test wird geprüft, ob eine große Menge an Zahlen zufällig verteilt ist oder ob bestimmte Zahlen stark gehäuft vorkommen. Da jeder Mensch eine Lieblingszahl hat, kann eine Manipulation des Kassenbuchs angenommen werden, wenn bestimmte Ziffern überdurchschnittlich oft auftauchen. In einem solchen Fall wird dann eine weitergehende Prüfung erfolgen.
• Anschaffungen und Vermögensverschiebungen im privaten Bereich, die nicht nachvollziehbar bzw. erklärbar sind. Beispielweise wird im Privatbereich mehr ausgegeben, als die Entnahmen aus dem Betrieb zulassen.
• Ein besonders hoher Kassenbestand, das ist einfach nicht üblich.
• Auch starke Schwankungen beim Warenbestand können ein Indiz für Unregelmäßigkeiten sein.
5. Ein besonderes Augenmerk wird auch auf das Verhältnis zwischen Getränke- und Speisenumsätzen gelegt. Im Bereich des Normalen ist ein Speisenumsatz zwischen 60 % und 70 % sowie dementsprechend ein Getränkeanteil von 30 % bis 40 % des Gesamtumsatzes. Starke Abweichungen müssen entweder in der Besonderheit des Betriebes begründet sein oder sind Anlass für eine Nachkalkulation. Für die nachträgliche Kalkulation durch den Betriebsprüfer bieten die heutigen elektronischen Kassen eine ausgiebige Informationsquelle. Dies gilt insbesondere für die Getränkeumsätze, aufgegliedert nach den einzelnen Getränkearten.
6. Auch das Wetter spielt bei der Betriebsprüfung eine Rolle. So sollten Biergartenumsätze oder auch Umsätze einer Eisdiele mit dem Wetter zusammenpassen.
7. Zum Schluss noch der Hinweis auf das schöne Wort „Ausbeutekalkulation“. Aus dem vorliegenden Wareneinkauf lässt sich relativ genau der daraus erzielbare Umsatz – eben die Ausbeute – kalkulieren. Dies gilt für den Einkauf von Kaffee, von Zucker und Milch bei einer Eisdiele, von Convenience-Produkten im Bereich Speisenverkauf usw.
   
   Wir empfehlen Ihnen, sich allerspätestens bei Ihrem Jahresabschluss in die Rolle des Betriebsprüfers hineinzuversetzen und die oben angesprochenen Punkte zu durchleuchten, um für die Zukunft festzustellen, ob Ihr Rechnungswesen diesen Fragen standhält und ausreichend Informationen gibt.

Kurz notiert

Betriebsvergleich im Hotel- und Gaststättengewerbe

Wir werden Ihnen an dieser Stelle in Zukunft Vergleichszahlen aus verschiedenen Unternehmen zeigen. Hierbei ist uns wichtig, dass es sich um tatsächlich vergleichbare Zahlen handelt: Wir haben daher soweit wie möglich Besonderheiten bei den einzelnen Betrieben eliminiert, die sich z.B. durch familiäre oder finanzielle Gestaltungen ergeben. Es handelt sich ausschließlich um Familienbetriebe mit Hotel- und Restaurantbetrieb, wobei der Umsatz aus dem Hotelbereich den aus dem Restaurantbereich geringfügig übersteigt.

Umsatz	T€ 300 bis T€ 500	T€ 500 bis € 1,3 Mio.	€ 1,3 Mio. bis € 4,0 Mio.
Wareneinsatz	26,5 % bis 34,7 % im Durchschnitt 31,4%	23,9 % bis 34,6 % im Durchschnitt 29,1%	25 % bis 46 %  im Durchschnitt 34,5%

Bei den hier dargestellten Betrieben konnten in vielen Fällen erhebliche Reduzierungen des Wareneinsatzes und Umsatzsteigerungen erzielt werden. Durch gezielte Schulungen des Servicepersonals konnte z.B. der Verkauf von Nebenprodukten wie Desserts oder Kaffee deutlich erhöht werden. Durch Weiterbildungen für die Küchenmitarbeiter wurde daneben eine Verringerung des Wareneinsatzes erreicht. Zum zusätzlichen Anreiz wurden die Servicemitarbeiter an den Umsatzsteigerungen bzw. das Küchenpersonal an der Ergebnisverbesserung durch die Reduzierung des Wareneinsatzes beteiligt.